Condiciones para despachos

1. Objeto y partes

Las partes son ObrumSuite Reformas, S.L.U., con NIF B93990893 y domicilio en Ctra. de Torrelodones, 22, bloque 3, portal 1, planta 1, puerta C, 28260 Galapagar (Madrid), España, titular de la Plataforma, y el despacho que se da de alta («el Despacho»), es decir, la persona física o jurídica que figura en sus datos.

Estas condiciones regulan cómo usa el Despacho la Plataforma para prestar sus servicios a sus clientes: el alta del despacho y de su equipo, el vínculo con cada cliente, las empresas en custodia, los niveles de acceso, el precio de partner y las comisiones, y el tratamiento de los datos.

El Despacho actúa como empresario o profesional, nunca como consumidor. Sus clientes son suyos: la Plataforma es la herramienta con la que les presta el servicio, y ObrumSuite Reformas, S.L.U. no es parte del contrato entre el Despacho y cada cliente.

2. Alta del despacho

• Crea el despacho una persona con cuenta en la Plataforma, que queda como su primer titular. Al hacerlo, declara que tiene poder o autorización suficiente para obligar al Despacho con estas condiciones.
• Los datos del Despacho (nombre, razón social, NIF y contacto) tienen que ser veraces y estar al día. Un NIF solo puede tener un despacho en la Plataforma.
• Para crear el despacho hay que marcar la casilla «He leído y acepto las Condiciones para despachos». Queda constancia de la versión aceptada, la fecha y la hora, la dirección IP y la persona que la marcó.
• Crear el despacho e invitar a su equipo no cuesta nada. Lo que se paga son las empresas, como explica la cláusula 7.

3. El equipo y su responsabilidad

El Despacho invita a su equipo con uno de estos roles:

• Titular: todo el despacho y todos sus clientes. Es el único que gestiona el equipo, los precios y el cobro, desvincula clientes y puede tener empresas en custodia. Siempre tiene que quedar al menos uno.
• Gestor: los clientes que tenga asignados, o todos si el titular se lo permite.
• Administrativo: los clientes que tenga asignados, para revisar gastos, subir documentos y pedir papeles. No emite, ni vincula clientes, ni los da de alta.

Cada persona entra con su propia cuenta, acepta los términos generales y no comparte sus credenciales. Las invitaciones son personales: un enlace aceptado desde otra cuenta no sirve.

El Despacho responde de lo que haga su equipo en la Plataforma como si lo hiciera él: decide a quién invita, con qué rol y qué clientes le asigna. Tiene que retirar sin demora el acceso a quien deje de trabajar con él y garantizar que todo su equipo está obligado a guardar secreto.

Lo que hace cada persona queda registrado en el historial del despacho y en el diario de la empresa del cliente, con su nombre y el del Despacho.

4. Vínculo con los clientes y consentimiento

• Un cliente se vincula al Despacho de dos maneras: el Despacho se lo pide por su NIF o su correo y el dueño de la empresa acepta, o el cliente se lo pide al Despacho con su código y el Despacho acepta. Una petición sin contestar caduca a los 30 días.
• Sin el consentimiento del dueño de la empresa, el Despacho no entra en ella, salvo en las empresas en custodia de la cláusula 5. El consentimiento queda registrado con su versión, la fecha y la hora y la dirección IP.
• Una empresa solo puede estar vinculada a un despacho a la vez.
• El vínculo en la Plataforma no sustituye al contrato profesional entre el Despacho y su cliente (la hoja de encargo o el contrato que tengan). El Despacho necesita ese contrato para trabajar la empresa, y responde de cumplirlo.
• El cliente ve en todo momento qué despacho lleva su empresa, qué personas del despacho entran, con qué nivel y quién paga, y puede cambiar el nivel o desvincular al Despacho cuando quiera.

5. Empresas en custodia y declaración de encargo

El Despacho puede dar de alta empresas de sus clientes, una a una o desde un Excel o un CSV. Nacen en custodia del Despacho: un titular es su dueño mientras el cliente no acepte la invitación a serlo.

Antes de darlas de alta, el titular declara, en nombre del Despacho, que tiene el encargo de cada una: su titular le ha pedido que lleve su facturación o sus impuestos y le ha dado sus datos para ello. La declaración es la hoja de encargo trasladada a la Plataforma, y se guarda en cada empresa con su texto, su versión, la fecha y la hora, la dirección IP y quién la hizo.

Mientras dura la custodia, el Despacho responde de la empresa y paga su plan (modalidad A de la cláusula 7). Tiene que invitar al cliente a ser el dueño de su empresa, y no puede desvincularla hasta que el cliente acepte: una empresa nunca se queda sin dueño, y sus registros de facturación se conservan durante el plazo legal.

Cuando el cliente acepta la invitación, pasa a ser el dueño de su empresa, la custodia termina y el cliente elige el nivel de acceso del Despacho y quién paga.

Declarar un encargo que no existe, o dar de alta empresas de quien no lo ha pedido, es un incumplimiento grave: permite a ObrumSuite Reformas, S.L.U. suspender el despacho (cláusula 12), y el Despacho responde de los daños que cause a ObrumSuite Reformas, S.L.U. o a terceros.

Para evitar abusos, la Plataforma limita cuántos NIF puede dar de alta o consultar el Despacho cada día, y avisa al dueño de una empresa que ya está en la Plataforma cuando un despacho pide vincularla.

6. Niveles de acceso

El dueño de cada empresa decide hasta dónde llega el Despacho:

• Consulta: ver y exportar los datos de la empresa.
• Gestión: además, revisar gastos, subir documentos, preparar borradores, apuntar cobros y hacer los ajustes que la Plataforma permita delegar.
• Emisión: además, emitir facturas en nombre del cliente. Todavía no está disponible. Cuando lo esté, emitir por cuenta del cliente será facturación por terceros (artículo 5 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, Real Decreto 1619/2012) y exigirá su acuerdo previo y por escrito.

Cada persona del equipo llega, como mucho, al menor de dos límites: el nivel que da el cliente y lo que permite su rol. El cliente puede cambiar el nivel cuando quiera, con efecto inmediato.

Fuera de la custodia, el Despacho nunca cambia el NIF, las personas ni el plan de la empresa de su cliente: eso le corresponde siempre al dueño.

7. Modalidades de pago, precios de partner y comisiones

La cuenta del despacho es gratuita. Por cada empresa cliente se elige quién paga su plan: por defecto, el Despacho; las empresas en custodia, siempre el Despacho. Todos los precios de estas condiciones se expresan sin IVA.

7.1 Modalidad A: paga el Despacho

• Una suscripción y una factura al mes por todas las empresas que paga el Despacho (las de custodia y las vinculadas en esta modalidad), al precio de partner: la tabla pública de la cláusula 4.2 de los términos generales con un 20 % de descuento. La línea de Veri*factu se cobra por volumen, según la tabla de la pantalla «Precios» del despacho.
• El Despacho tiene 30 días de prueba desde que se crea (60 en la fase piloto). Después, el cobro es mensual y por adelantado, y las altas y bajas de empresas siguen la cláusula 4.4 de los términos generales: el alta se cobra en proporción y la baja no devuelve nada.
• El dueño de una empresa que paga el Despacho no paga por ella. Si ya pagaba su plan, el Despacho la cubre desde su siguiente renovación, para no cobrarla dos veces.
• Si el Despacho no paga, sus empresas se suspenden con las garantías de la cláusula 10 de los términos generales (no se borra nada y se puede exportar), y cada dueño puede pagar su plan él mismo.

7.2 Modalidad B: paga cada cliente

El cliente paga su propio plan con un 15 % de descuento mientras siga vinculado en esta modalidad, y el Despacho cobra una comisión del 15 %.

Pasar una empresa de la modalidad B a la A no necesita el permiso del cliente, porque deja de pagar. Pasarla de la A a la B sí, porque empieza a pagar.

7.3 Comisiones

• Cálculo: el 15 % de lo que ObrumSuite Reformas, S.L.U. cobra efectivamente por el plan de cada empresa vinculada en la modalidad B, sin IVA ni otros impuestos y con los descuentos ya aplicados. Si el cliente paga más empresas que las vinculadas al Despacho, solo cuenta la parte proporcional de estas. La línea de Veri*factu y los demás servicios no generan comisión.
• Devengo: la comisión nace cuando se cobra el plan, no antes. Si un cobro se devuelve, se reembolsa o se abona después, su comisión se resta de la siguiente liquidación.
• Duración: mientras la empresa siga vinculada en la modalidad B. Dejan de generarse al desvincularla o al pasarla a la modalidad A; las ya generadas se pagan igualmente.
• Extracto: cada mes, en la pantalla «Precios» del despacho, con el detalle por empresa. El Despacho puede comunicar cualquier discrepancia en los 30 días siguientes.
• Factura del Despacho: el Despacho factura a ObrumSuite Reformas, S.L.U. el total de cada mes, desde la empresa del despacho en la Plataforma o con su propio sistema, con los requisitos del Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) y, si le aplica, de Veri*factu.
• Liquidación: ObrumSuite Reformas, S.L.U. paga cada factura por transferencia bancaria a la cuenta que indique el Despacho, en los 30 días siguientes a recibirla.
• Impuestos: las comisiones se expresan sin IVA. El Despacho añade a su factura el IVA que corresponda y, si es una persona física y procede, la retención del IRPF, que se descuenta del pago y se ingresa en la Agencia Tributaria. Cada parte cumple sus propias obligaciones fiscales.
• Transparencia: el Despacho informará a sus clientes de que cobra esta comisión cuando les proponga pagar ellos su plan.

7.4 Cambios de precio

Los precios, los descuentos y el porcentaje de comisión pueden cambiar con un preaviso de 30 días (cláusula 15). Los tramos de Veri*factu por volumen son provisionales y sus cambios se anuncian igual. Ningún cambio afecta a las comisiones ya generadas.

8. Fin del vínculo y 30 días de gracia

El vínculo lo puede terminar en cualquier momento el dueño de la empresa o un titular del Despacho, desde la Plataforma (salvo en las empresas en custodia, cláusula 5).

• Acceso: el equipo del Despacho deja de entrar al momento, y se revocan las llaves de agentes de IA que esas personas crearon para esa empresa.
• Datos: se quedan en la empresa, que es del cliente, igual que lo que el Despacho haya marcado como presentado. El Despacho no se lleva copia desde la Plataforma; lo que haya descargado antes lo conserva o lo suprime según su contrato con el cliente y la ley.
• Si pagaba el Despacho: la empresa sale de su suscripción (sin devolución de la parte del mes) y su dueño tiene 30 días de gracia, también para Veri*factu, para activar su propio plan.
• Si pagaba el cliente: pierde el descuento desde su siguiente renovación y dejan de generarse comisiones.

La otra parte recibe un aviso, y el fin del vínculo queda registrado en el historial del despacho y en el diario de la empresa.

9. Datos personales

Quién es quién depende de cómo esté la empresa del cliente en la Plataforma:

• Empresa vinculada: el cliente es el responsable de los datos de sus clientes, proveedores y contactos. ObrumSuite Reformas, S.L.U. es su encargada, por el contrato de encargo que el cliente aceptó al crear su cuenta, y el Despacho es otro encargado del cliente, por el contrato que tengan entre ellos.
• Empresa en custodia: el cliente es el responsable, el Despacho es su encargado y ObrumSuite Reformas, S.L.U., subencargada del Despacho (artículo 28.4 del RGPD). El Despacho declara que su cliente le ha autorizado a recurrir a ObrumSuite Reformas, S.L.U. y responde ante él de que se cumplan las obligaciones de protección de datos.
• Fines propios: si el Despacho usa los datos de sus clientes para fines distintos del encargo, es el responsable de ese tratamiento (artículo 28.10 del RGPD).
• El Despacho y su equipo: los datos de sus cuentas (nombre, correo, rol y actividad) los trata ObrumSuite Reformas, S.L.U. como responsable, para prestar el servicio y mantener la seguridad y el historial, como explica la política de privacidad.

La cláusula 7 del Contrato de encargo del tratamiento desarrolla esta cadena —qué trata cada uno y con qué instrucciones— y forma parte de estas condiciones.

El Despacho cumple sus propias obligaciones frente a su cliente: el contrato del artículo 28 del RGPD, la información a los interesados que le corresponda y la atención de sus derechos. Si a ObrumSuite Reformas, S.L.U. le llega una solicitud sobre los datos de una empresa, la traslada a su dueño o, si está en custodia, al Despacho.

10. Confidencialidad

Cada parte guarda en secreto la información de la otra que conozca por estas condiciones —datos de clientes, precios, comisiones e información técnica— y no la usa para nada más. La obligación dura lo que estas condiciones y sigue después: sin límite de tiempo para los datos de los clientes, y sin perjuicio del secreto profesional que obligue al Despacho.

ObrumSuite Reformas, S.L.U. no comunica a terceros la cartera de clientes del Despacho ni sus condiciones.

No es confidencial lo que ya sea público sin culpa de quien lo recibe, ni lo que una ley o una autoridad obligue a revelar, avisando a la otra parte cuando se pueda.

11. Uso de agentes de inteligencia artificial y conectores

• CocoIA, el agente de la Plataforma, trabaja dentro de cada empresa con los permisos de la persona que lo usa, nunca con más. No emite ni envía nada sin su confirmación expresa, y todo lo que hace queda registrado.
• Los agentes de IA externos del equipo (conectores y llaves de acceso) no llegan a los clientes del Despacho salvo que un titular lo active en los ajustes del despacho. Si lo activa, el Despacho elige al proveedor de ese agente, que no es subencargado de ObrumSuite Reformas, S.L.U., y necesita la autorización de su cliente y un contrato de encargo con ese proveedor.
• Lo que proponga un agente, propio o externo, lo revisa una persona del Despacho antes de usarlo con el cliente o ante una administración.
• Queda prohibido usar agentes o conectores para extraer datos de forma masiva, para entrenar modelos con datos de clientes o para saltarse los niveles de acceso.

12. Suspensión y baja

ObrumSuite Reformas, S.L.U. puede suspender el despacho, o el acceso de una persona de su equipo, si se incumplen estas condiciones (en especial, las cláusulas 5, 9 y 11), si hay riesgo para la seguridad o para los datos de sus clientes, o por requerimiento legal. Avisará antes, salvo urgencia. La suspensión no borra nada, y los clientes conservan sus empresas.

El impago en la modalidad A suspende las empresas que paga el Despacho, como dice la cláusula 7.1.

El Despacho puede darse de baja cuando quiera escribiendo a soporte@facturasmartpro.com. Un despacho no se borra: se cierra, y se conserva su historial. Antes de cerrarlo, el Despacho tiene que haber entregado a sus clientes las empresas en custodia. Al cerrarse terminan todos sus vínculos, con los efectos de la cláusula 8, y se pagan las comisiones generadas hasta ese día.

ObrumSuite Reformas, S.L.U. puede dejar de ofrecer la función «Despacho» con un preaviso de 30 días, o terminar estas condiciones sin preaviso ante un incumplimiento grave.

La confidencialidad, lo relativo a los datos personales y la responsabilidad siguen vigentes después de la baja.

13. Responsabilidad

El Despacho es el único responsable de los servicios que presta a sus clientes: la contabilidad, el asesoramiento y la preparación y presentación de los modelos y declaraciones fiscales (303, 130, 111, 390 y los demás), su contenido, su exactitud y sus plazos.

FacturaSmart Pro es una herramienta: los semáforos, el calendario de plazos, los recordatorios, los resúmenes y las sugerencias de los agentes son ayudas y no sustituyen el criterio profesional del Despacho. Marcar un plazo como presentado es una anotación del Despacho: la Plataforma no presenta modelos ante la Agencia Tributaria. Solo remite los registros de Veri*factu de las facturas que se emiten, como dicen los términos generales.

El Despacho mantendrá indemne a ObrumSuite Reformas, S.L.U. frente a las reclamaciones de sus clientes o de terceros que nazcan de sus servicios, de una declaración de encargo falsa, de un acceso sin consentimiento o del incumplimiento de estas condiciones por su parte o por la de su equipo.

La responsabilidad de ObrumSuite Reformas, S.L.U. frente al Despacho tiene el límite de la cláusula 9.3 de los términos generales: lo que el Despacho haya pagado en los 12 meses anteriores o, si sus clientes pagan su plan, las comisiones que haya cobrado en ese tiempo. El límite no se aplica en caso de dolo o culpa grave, ni a lo que la ley no permita limitar.

ObrumSuite Reformas, S.L.U. no garantiza al Despacho ningún número de clientes ni ningún importe de comisiones.

14. Ley aplicable y jurisdicción

Estas condiciones se rigen por la ley española. Las dos partes actúan como empresarios o profesionales y, para cualquier controversia, se someten a los juzgados y tribunales de la ciudad de Madrid, con renuncia a cualquier otro fuero.

15. Modificaciones

ObrumSuite Reformas, S.L.U. puede modificar estas condiciones avisando por correo electrónico y en la Plataforma con al menos 30 días de antelación. Si el cambio afecta a los precios, las comisiones, los datos personales o la responsabilidad, la versión sube y el Despacho tiene que aceptarla de nuevo; si no la acepta, puede darse de baja sin penalización antes de que entre en vigor.

16. Versión y fecha

Cada aceptación queda guardada con la versión aceptada. Las versiones nuevas se publican en esta misma dirección.